Työ- ja organisaatiopsykologi Antti Kaupilla on työkokemusta isoista julkisen puolen sekä terveydenhoidon organisaatioista, IT-start upeista sekä yksityisyrittäjyydestä. Keskustelimme Kaupin kanssa automatisoinnin autuudesta, kaksoissidosviestinnän karikoista ja datalla johtamisen degeneraatio-ongelmasta organisaatioissa.
Kaupin mukaan esimiesten tulee ensisijaisesti varmistaa, että jokaisen ihmisen työhön liittyvät perustarpeet tyydytetään. Mutta miten se tehdään? Kuinka tietojärjestelmät ja niiden kehittäminen pidetään ihmisille alisteisena? Voiko IT-kehitysprojekteissa mennä liian pitkälle?
Tehokkuuden metsästäjät tulevat pettymään: Luvassa ei ole helppoja eikä lyhyitä vastauksia.
Luin ja kuuntelin työ- ja organisaatiopsykologi Antti Kaupin haastattelun Helsingin Sanomista useampaan kertaan. Juttu oli pitkä ja asiaa oli paljon sulateltavaksi yhdellä lukukerralla. Eikö vastauksia olisi voinut tiivistää tehokkaamin?
“Ihmiset joskus odottavat optimistisesti, että voin antaa kolme pikaniksiä, joilla työyhteisö paranee kuin taikaiskusta. Totuus on kuitenkin se, että ihminen ja organisaatiot ovat monimutkaisia kokonaisuuksia. Jos halutaan johtaa muutosta, aiheeseen tulee varata aikaa ja resursseja. Samalla lailla aikaa ja resursseja tulee varata myös työntekijöille”, kommentoi Kauppi.
Pystyykö organisaatiot sitoutumaan pitkäaikaisiin muutosprojekteihin?
“Vain kärsivällinen työ kantaa hedelmää”, Kauppi vastaa. ”Toisinaan tuloksena voi olla, että lähtökohtainen ongelma ei vielä ratkennut, mutta johtoryhmän keskinäinen kommunikointi on kehittynyt huomattavasti. Sitä kautta ongelmien ratkaiseminen on tulevaisuudessa helpompaa.”
Automatisoinnit eivät pelkästään tee autuaaksi
Ihmisen perustarpeita työssä ovat autonomia, hallinnan tunne sekä yhteisöllisyys. Kaupin mukaan ihminen haluaa jollain tasolla määrätä omista työntekotavoistaan, työvälineistään ja kokea kuuluvansa joukkoon.
Työn tulee olla mielekästä, jotta se voi olla myös merkityksellistä. Työssä pitää olla sijaa myös virheiden tekemiselle. Tällä hetkellä organisaatioissa on menossa vahva automaatio- ja digitalisaatiotrendi. Ihmisten työvaiheita käydään läpi suurennuslasin kanssa ja jokainen vaihe yritetään automatisoida tai digitalisoida. Ihmisen työn perustarpeiden tyydyttämisen kannalta ihan kaikkea ei ehkä kannattaisi automatisoida, vaikka se olisikin teknisesti mahdollista.
Automaatiot sinänsä eivät ole ongelma. Ongelma on, jos työntekijöiltä vaaditaan samaan aikaan lisää luovuutta sekä tuottavuutta. Ihminen ei voi olla luova sekä tehokas 8 tuntia päivässä. Muistan lukeneeni jostain, että ihmisen aivot eivät pysty keskittymään kuin 20 minuuttia kerrallaan, sen jälkeen ei ole enää tehokasta jatkaa työntekoa.
Mitä tähän sanoo Antti Kauppi?
“En henkilökohtaisesti pidä aivotyypeistä, joiden mukaan ihmisen aivokemia määrittää kaiken hänen toimintansa. Ihmiset ovat yksilöitä, jos joku vaatii 20 minuutin tiukan keskittymisen jälkeen tauon, toinen voi tehdä samaa työtä vaikka kaksi tuntia putkeen. Työntekijän kannalta vaikein tilanne on, jos organisaatiossa harrastetaan kaksoissidosviestintää. Ihminen kestää rehellistä kurjuutta hyvinkin pitkään, mutta ihminen ei kestä ristiriitaisia viestejä.”
”Työntekijälle aiheuttaa sietämätöntä stressiä, jos hänen kerrotaan olevan tärkeä, mutta että mikäli haluaa välttää potkut, tehokkuuden pitää kasvaa tässäkin kvartaalissa vähintään 0,5%.”
“Kaksoissidosviestintää parempi ratkaisu on vaikka olla rehellisesti tehokkuushakuinen. Vaatii paljon osaamista johdolta, että pystyy yhdistämään koneiden tehokkuuden ja ihmisen kokeman mielekkyyden ja tarpeet omassa ammattiroolissaan.”
Esimerkiksi hoivatyö ja digitalisaatio on haastava pari: On helppo nähdä tilanteita, missä tavoitteiden ja todellisten toimintatapojen ristiriitaisuus aiheuttaa terveydenhoidon työntekijöille päivittäisiä haasteita.
Dataa vai dadaa? Liika IT-kehittäminen voi myös degeneroida organisaatiota.
Tiedonkeruusta on tullut iso osa ihmisten päivittäisen työn sisällöstä. Yrityksestä riippuen pienempi tai suurempi osa päivittäisessä käytössä olevista järjestelmistä on käytettävyydeltään todella huonoja ja logiikaltaan kömpelöitä, mutta ihmisten pitää silti orjallisesti täyttää niitä, että yritysjohto saa dataa. Johtajat tekevät työntekijöihin suuresti vaikuttavia päätöksiä tietojärjestelmien tuottaman datan perusteella. Onko kehitys oikeansuuntaista?
“Mielestäni välillä on aiheellista kysyä, kuinka paljon kehitystä on tarpeeksi. IT-kehityksessä voidaan mennä liian pitkälle. Tämä voi johtua myös siitä, että yrityksen Chief Digital Officer on yhä useamman strategisen tavoitteen keskiössä, eikä muu johtoryhmä välttämättä ole ehtinyt sisäistää riippuvuussuhteita tietojärjestelmien ja yrityksen perustehtävien välillä.”
”Tämä näkyy myös toisinpäin. IT-hankkeita implementoivat ammattilaiset kohtaavat usein sen, ettei heidän työnsä monimutkaisuutta ja resurssien tarvetta nähdä. Projekteja ja toiveita on putkessa yleensä kolminkertainen määrä resurssiin ja aikatauluihin nähden.”
”On jopa ironista, että inhimillisen toiminnan rajat näkyvät muutoshankkeissa eniten niiden työn tekijöiden jaksamisessa, jotka tekevät tulevaisuuden digitaalisesti älykästä organisaatiota mahdolliseksi”, Kauppi toteaa.
Mistä oikeat vastaukset ja nopeat ratkaisut?
Antti Kauppi, pitäisikö yrityksillä olla jonkinlainen IT-kehityksen kultainen sääntökirja, holistinen ja inhimillistä puolta korostava näkemys jonka kautta kaiken kehityksen on kuljettava? Voiko yritysjohto ostaa jonkun kirjan tai käydä kurssin, jonka jälkeen kaikki menee aina oikein?
“Kaiken kattavaa patenttiratkaisuja ei ole. Kyllä oikeat vastaukset löytyvät organisaation sisältä, organisaatiokohtaisesti. Muutos ei ole pelkästään sitä, että prosessit kehitetään eteenpäin, vaan että itse organisaatio ja siinä toimivat ihmiset kypsyvät.”
“Ihmisten kyky ymmärtää, kuinka toimitaan, ratkotaan ongelmia ja laajennetaan ymmärrystä yhdessä on nopeasti muuttuvassa organisaatiossa ydinasia.“
Yhdessä tekemistä, keskustelua, ongelmia, ongelmien ratkaisemista, virheitä ja virheistä oppimista. Kuulostaa inhimilliseltä. Kiitos Antti!